Die 10 goldenen Regeln für den erfolgreichen Projekttransfer

Julia Meuter, Stiftung Bügermut, beim openTransfer CAMP am 9. Mai 2014 in Köln

Die Verbreitung eines Projekts ist alles andere als ein Selbstgänger. Für diejenigen, die es richtig anstellen wollen, hatte Julia Meuter von der Stiftung Bürgermut 10 Regeln parat. Da es auf einem Barcamp auch um die Weiterentwicklung von Wissen geht, waren es am Ende der Session 12 GOs und auch einige No-GOs geworden.

 

Die 10 goldenen Regeln im Schnelldurchlauf

1.            Es geht um die Verbreitung der Wirkung, nicht der Organisation selbst

Beim erfolgreichen Projekttransfer sollten die Elemente definiert und weitergegeben werden, die zur Erreichung der Wirkung beigetragen haben – der sogenannte Transferkern. Dazu ist es nicht immer nötig, die komplette Organisation zu kopieren.

2.            Das Projekt muss replizierbar sein

Damit ein Projekt auch anderswo in gleicher Qualität umgesetzt werden kann, müssen die Prozesse und Erfolgsfaktoren standardisierbar sein, das heißt sie müssen definiert und formuliert werden.

3.            Investieren Sie Zeit und Ressourcen

Viele Risiken lassen sich so schon vorab minimieren. Zwar geht es auch bei der besten Planung nicht ohne Rückschläge, aber es hilft, wenn man ihnen vorbereitet begegnet.

4.            Öffnen Sie sich

Beim Projekttransfer geht es vor allem um den Wissensaustausch. Nicht nur die Weitergabe von Erfolgsfaktoren ist wichtig, sondern auch vom Wissen um Fehler – auch wenn das schwer fällt.

5.            Finden Sie die passende Transfermethode

Die passende Transfermethode hängt von den Zielen ab – also davon, wie schnell und in welchem Umfang das Projekt wachsen soll, davon, wie komplex Prozesse und Erfolgsfaktoren sind und welche Kapazitäten und Kompetenzen bei Projektgeber und -nehmer vorliegen.

6.            Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser

Eine gute Beziehung zwischen Projektgeber und -nehmern ist essenziell für den Erfolg des Transfers. Dafür ist ein vertrauensvoller Umgang mit den Organisationen vor Ort wichtig. Diese sollten zu Teilhabern der Idee werden. Kontrollmechanismen dienen dazu, es frühzeitig zu merken, wenn die Qualität vor Ort nicht stimmt, um so den Projektnehmer gezielt zu unterstützen.

7.            Die Formel für nachhaltigen Transfer: planen – pilotieren – nachjustieren – nachjustieren – nachjustieren

Die Planung ist ein wichtiger Teil des Transfers. Da sich jedoch viele Chancen und Risiken erst in der Praxis zeigen, sollte das Projekt zunächst an einem oder zwei Standorten pilotiert werden, bevor es in die Fläche gebracht wird. Und auch danach gilt es, das Transferkonzept regelmäßig nachzujustieren.

8.            Fassen Sie Ihr Vorhaben in Worte

Ein Businessplan hilft, das Vorhaben noch einmal zu überdenken und zu erkennen, wo es noch hakt. Außerdem helfen die Meilensteine, das Vorhaben zu fokussieren.

9.            Bleiben Sie realistisch

Setzen Sie sich bei der Verbreitung realistische Ziele, die Sie mit ihren Kapazitäten und Kompetenzen schaffen können. Überfordern Sie sich nicht.

10.          Wer ein Projekt erfolgreich umgesetzt hat, kann es nicht zwangsläufig auch transferieren

Beim Transfer eines Projekts bedarf es anderer Fähigkeiten als für die Umsetzung eines Projekts vor Ort. Oftmals fehlt es Organisationen an den Ressourcen und an Methodenkompetenz, den Transfer neben ihrem Tagesgeschäft noch zu meistern. Suchen Sie sich punktuelle Unterstützung, z.B. bei der Entwicklung eines Businessplans oder eine langfristige Begleitung durch die Transfer-Angel der Stiftung Bürgermut.

Feedback aus der Praxis

Die Teilnehmer teilten ihre eigenen Erfahrungen und gaben in einer Diskussion weiteren Input zu Erfolgsfaktoren für den Transfer. Der erste Schritt, noch vor dem Transfer, muss sein, zu evaluieren, ob ein Projekt tatsächlich die gewünschte Wirkung erzielt und es gegebenenfalls zu optimieren. Außerdem wurde hervorgehoben, wie wichtig die Wahl des richtigen Projektnehmers ist. Man muss Organisationen finden, die genauso für die Idee brennen, wie man selbst, denn nur so wird diese nachhaltig weitergetragen. Schließlich wurde betont, dass der Transfer ein Geben und Nehmen sein sollte. Das heißt, der Projektgeber sollte nicht nur sein Wissen und seine Erfahrungen weitergeben, sondern auch von den Projektnehmern lernen.

Am Ende wurde noch nach den goldenen Regeln, die das Vorhaben garantiert scheitern lassen, gefragt. Unter anderem wurden Folgende genannt:

• Der Projekttransfer scheitert bestimmt, wenn der Projektnehmer für sich alleine kämpft  – auf diese Weise kann eine solch umfangreiche Aufgabe unmöglich gestemmt werden.
• Ein weiterer Garant für das Misslingen des Vorhabens ist, sich vor dem Wissen und den Erfahrungen von Anderen zu verschließen. Denn der Input von anderen ist wichtig; nur so kann ein  Projekt weiterentwickelt und optimiert werden und seine Wirkung vergrößern.
• Wer an den Bedarfen der Zielgruppe vorbei arbeitet, gefährdet den nachhaltigen Projekttransfer. Das heißt, man sollte nicht nur die Wirkung seines Projekts messen, sondern auch evaluieren, ob die gewünschte Wirkung wirklich den Bedarfen der Zielgruppe entspricht.

Foto: Thilo Schmülgen