Gemeinsam Qualität definieren
Für den erfolgreichen Projekttransfer sollten Sie zunächst bestimmen, was die Qualität Ihres Projekts ausmacht und welche Bestandteile in jedem Fall vom Projektnehmer übernommen werden sollen. Wichtig ist, dass Sie die Ansprüche aller Beteiligten in Ihre Überlegungen mit einbeziehen.
Was macht meine Freiwilligenagentur besonders? Ein Praxisbeispiel
Einen genauen Überblick über die Qualität Ihres Projekts erhalten Sie, wenn Sie die für Ihr Projekt wichtigen Qualitätsdimensionen bestimmen. Das Qualitätsmanagementsystem der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen e.V. (bagfa) beschreibt die relevanten Arbeitsschwerpunkte und -prozesse einer Freiwilligenagentur in sieben Kernprozessen:
- Information und Beratung von Freiwilligen
- Information und Beratung von Organisationen
- Personal- und Kompetenzentwicklung für freiwillige und berufliche Mitarbeiter der Freiwilligenagentur
- Arbeitsstrukturen in der Freiwilligenagentur
- Öffentlichkeitsarbeit
- Entwicklung neuer Angebote und Projekte
- Finanzen
Für den Prozess „Information und Beratung von Freiwilligen“ hat die bagfa drei Merkmale bestimmt:
Merkmal 1: Erreichbarkeit
Merkmal 2: Information und Beratung von Freiwilligen sowie Dokumentation
Merkmal 3: Auswertung der Beratung
Nicht alle Merkmale und Ergebnisse eines Projekts haben die gleiche Priorität. Da es unmöglich ist, jeder Einzelheit eines Projekts nachzugehen, ist es wichtig, eine Prioritätenliste festzulegen. Überlegen Sie daher:
Welche Teile des Projekts sind für gute und erfolgreiche Arbeit, für die Projektqualität besonders wichtig? Welche Projektbestandteile sind unverzichtbar?
- Was unterscheidet mein Projekt von anderen? Was ist das Alleinstellungsmerkmal?
- Was sind die wichtigsten Veränderungen, die das Programm erzielen soll?
- Was sind die wichtigsten Vorteile für die Empfänger der Leistung?
Wer bestimmt, was gut ist?
Am besten beantworten Sie diese Frage nicht allein. Die Qualität eines Produkts wird klassischerweise nach dem Nutzen für den Kunden bestimmt. Eine Schokolade könnte als qualitativ hochwertig bewertet werden, wenn sie dem Kunden schmeckt und keine größeren gesundheitlichen Risiken birgt. In Non-Profit-Organisationen ist die Lage etwas komplexer. Hier gibt es ein breites Spektrum an Gruppen, deren Bedürfnisse und Erwartungen die Qualität Ihres Projekts bestimmen. Dies sind im Einzelnen: Kooperationspartner, Gremien, politische Entscheidungsträger, Finanziers, Öffentlichkeit und Medien sowie Ihre Mitarbeiter, Freiwillige und spezifischen Projektzielgruppen. Überlegen Sie sich, wen Sie bei der Definition Ihrer Projektqualität mit einbeziehen wollen.
Besonders wichtig ist es, sich an den Bedürfnissen der Empfänger Ihrer Leistungen zu orientieren. Das hat allerdings Grenzen, da auch die Empfänger die Qualität einer Leistung nicht immer beurteilen können. Beim Arzt kann der Patient beispielsweise nur bedingt einschätzen, ob nicht ein anderes Medikament hilfreicher gewesen wäre. Machen Sie sich die unterschiedlichen Qualitätsansprüche der Beteiligten bewusst und akzeptieren Sie, dass Sie nicht unbedingt allen gerecht werden können. Versuchen Sie einen Ausgleich der verschiedenen Interessen herzustellen und überlegen Sie sich genau, welche Interessen Sie besonders berücksichtigen wollen.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Welches sind die Beteiligten, die berücksichtigt werden müssen?
- Welche Interessen und Bedürfnisse haben diese?
- Welche Interessen sollen mit welcher Gewichtung verfolgt werden?
- Wie kann ein Ausgleich der Interessen geschaffen werden?
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