Virtuelles Zusammenarbeiten – alles Pixel oder was?

Claudia Leißner (Proboneo) und Tom (Heldenrat) beim openTransfer CAMP am 23. November 2013 in Berlin

In dieser Session stellten Claudia von Proboneo und Tom vom Heldenrat Tools für virtuelle Zusammenarbeit von Teams vor und ließen in der Runde Hemmnisse sowie Tipps und Tricks zum sinnvollen Einsatz solcher Tools diskutieren.

Tool-Sammlung in der Session

Das Sammeln der Tools geschah mit Hilfe der Teilnehmenden, die die ihnen bekannten Apps oder Websites in den Raum warfen. Diese wurden von den beiden Sessiongebenden gesammelt und finden sich ebenfalls in dieser nach Themen geordneten Liste wieder:

Frage in die Runde: Welche Hemmnisse gibt es in der Arbeit mit virtuellen Tools?

Nachdem viele Tools aufgelistet wurden, ging es darum, warum diese nicht oder nicht richtig eingesetzt werden. Die Erfahrungen der Teilnehmenden boten dabei die Grundlage für die Diskussion. So sei die Frustrationsgrenze bei neuen Tools besonders gering und „digitale Vorreiter“ in Teams können nicht davon ausgehen, dass alle anderen ebenso technikaffin sind wie sie selbst. Wenn man sich als Team dann doch auf ein Werkzeug geeinigt hat, solle man dann auch bei einem bleiben, um nicht immer wieder aufs Neue Zeit für die Einarbeitung zu verlieren. Dabei müsse man sich bereits im Vorhinein auf Konventionen einigen, wie z.B. bei der Ablage von Dateien.

„Wir können die Verantwortung für die Kommunikation nicht auf die Werkzeuge übertragen.“

Diese Aussage stellt ein mögliches Fazit der Session dar. Denn es wurde deutlich, dass unabhängig von den Medien und Werkzeugen, die für die Kommunikation im Team genutzt wurden, elementare Dinge, wie sinnvolle Fragen und klare Antworten oder die Absprache von ToDo’s online wie offline funktionieren müssen. Gerade weil digitale Tools auch Folgeprobleme mit sich bringen können, müsse man sich damit abfinden, dass man sich auch mal treffen muss. Auch weil man nicht ständig, z. T. notwendige, Trainings für die Tools im Team anbieten könne und Werkzeuge häufig individuell konfiguriert werden müssen.

Tipps und Tricks: Tools richtig nutzen

Gegen Ende der Session wurden Erfahrungen zur richtigen Nutzung solcher Tools ausgetauscht. Einig war man sich darüber, dass Tools gezielt ausgewählt werden sollten und eine sinnvolle Verknüpfung von online und offline Kommunikation stattfinden müsse. Beispielsweise könnten Telefonkonferenzen per Etherpad protokolliert werden, nachdem vorher die Agenda über selbiges Tool herumgeschickt wurde. FAQs und ein interner Ansprechpartner für ein jeweiliges Tool erleichterten den Umgang damit. Gleichzeitig müsse man einen „log-in-Effekt“ vermeiden und auf die Möglichkeit der Datenmigration achten.

Insgesamt war es eine hoch-interaktive Session, in der viele Fragen zur virtuellen Zusammenarbeit beantwortet wurden. Die große Frage, welche Tools für wen sinnvoll sind, kann man nur im eigenen Team beantworten. Ein paar Tipps, wie diese Arbeit gut funktionieren kann, gab es in der Session von Heldenrat und Proboneo.

Foto: Samantha Dietmar