#Digitalisierung. Digitalstrategie

Die Digitalisierung der Zivilgesellschaft ist kein Zukunftstrend, sie ist längst da. Organisationen sollten jetzt ihre Chancen erkennen und die neuen technologischen Möglichkeiten zu ihrem Vorteil nutzen. Dabei liegt der Schlüssel zum Erfolg nicht nur in der Einführung von Tools und neuen Technologien. Es kommt vor allem auf einen gut strukturierten strategischen Ansatz an, der sowohl von der Führungsebene als auch von den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen wird.

Die Praxiserfahrung zeigt, dass ein zu enger Fokus auf die rein technischen Aspekte eine echte systemische Veränderung blockieren kann. Zwei gegensätzliche Vorgehensweisen sind bei IT-Projekten von Non-Profits zu beobachten: Organisationen, die alles – vermeintlich wasserfest – detailliert durchgeplant und in einer Liste festgehalten haben und jene, die einfach loslaufen. Was haben sie gemeinsam? In beiden Fällen entstehen häufig Vorhaben, die nicht beendet werden oder eine enorme zeitliche Verzögerung mit sich bringen. Oft werden dabei die Erwartungen der Beteiligten nicht erfüllt. Überforderung und Frustration halten Einzug, Prozesse stagnieren. Erfolgreich kann digitaler Wandel dann gestaltet werden, wenn er Schritt für Schritt, konsequent und strategisch in die Kultur und Prozesse der Gesamtorganisation integriert wird. Dabei sollte der digitale Wandel als Kulturwandel behandelt und verstanden werden. Nur so kann achtsam und effektiv das enorme technologische Potenzial gehoben werden. Wie kann er also aussehen, der „Weg zur digitalen Strategie“? Unserer Erfahrung nach geben die folgenden vier Schritte eine erste Orientierung.

SCHRITT 1 Vision schärfen und Ziele setzen

Die meisten Organisationen haben eine Vision, wie sie ihre Mission und ihre Wirkung erreichen wollen. Diese ist häufig auf höchster Ebene aufgehängt und sollte sich in die einzelnen Bereiche ableiten. Die Organisationsgröße spielt dabei zunächst keine Rolle. Folgende Fragen sind zu Beginn hilfreich:

– Welche Ziele sollen mit der Organisation in den nächsten ein, drei, fünf Jahren erreicht werden? Warum sind diese Ziele wichtig und wie sind sie priorisiert?

– Welche Rolle wird dabei das Thema „Digitalisierung“ spielen? Welchen Einfluss hat diese auf die strategische Ausrichtung, die operative Projekt- und Programmarbeit, die Organisationskultur, die internen Prozesse, die Technologie und die Kommunikation?

– Welche Personen/Gremien müssen für die Erreichung der am höchsten priorisierten Ziele in den kommenden ein bis zwei Jahren überzeugt werden?

SCHRITT 2 Wirkungslogik hinterfragen und Kennzahlen definieren

Mit den Überlegungen aus Schritt 1 sind bereits zentrale Eckpunkte für den Gesamtprozess gesetzt. Im zweiten Schritt ist es sinnvoll, die Wirkungslogik bzw. die Theory of Change in den Blick zu nehmen:

– Was wird für die Organisation als Erfolg bewertet? Wie sieht ein realistisches Szenario aus, in dem die Organisation digitale Komponenten in allen Bereichen integriert hat? Welche Funktionalitäten sind wichtig?

– Mit welchen konkreten – quantitativen und qualitativen – Kennzahlen wird dieser Erfolg messbar?

Es geht dabei primär um Wirkungszahlen, sekundär um wirtschaftliche Kennzahlen – und erst in einem dritten Schritt um direkt auf die IT bezogene Kennzahlen.

SCHRITT 3 Relevante Stakeholder einbeziehen

Die Definition der Personen, Abteilungen und Akteure, die für das Auf- und Umsetzen einer digitalen Strategie ins Boot geholt werden müssen, ist zentral – und erfahrungsgemäß entscheidend für das Gelingen. Eine Karte aller direkt und indirekt Beteiligten (Personas Map) zu erstellen, kann eine hilfreiche Methode sein:

– Initialisierung: Wer treibt den Prozess, motiviert die Beteiligten und wirkt als Katalysator für die digitale Strategie? Das kann, muss aber nicht zwangsläufig die Projektleitung sein. Wer gibt (Teil-)Ergebnisse in die Fachabteilungen weiter?

– Budget: Wer gibt die Budgets frei?

– Fachlicher Input: Von wem wird Input benötigt, wer sind die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen?

– Endnutzerinnen und -nutzer von IT-Lösungen: Wer sind die Personen, die am Ende konkrete Tools in ihrer täglichen Arbeit nutzen? Eine frühe Einbindung ist für die spätere Nutzung und Akzeptanz zentral. Nicht wenige Projekte scheitern, weil die Lösung von den Endnutzerinnen und -nutzern nicht angenommen wird. Eine regelmäßige Information der Stakeholder, zum Beispiel in monatlichen Berichten, Meetings oder Telefonaten, über den Fortgang des Projekts schafft Transparenz und Verständnis für die – teilweise auch länger andauernden – Prozesse.

SCHRITT 4 Meilensteinplan entwickeln

Die Informationen aus den vorhergehenden Schritten lassen sich nun in einen Projektplan überführen, der jedoch so flexibel wie möglich bleiben sollte:

– Wie sieht ein realistischer zeitlicher Rahmen für das Projekt aus?

– Welche Meilensteine sind zentral?

– Wer übernimmt Verantwortung für welche Arbeitsschritte?

Der Meilensteinplan hilft während des Projektverlaufs, weiterführende Entscheidungen zu treffen. In anspruchsvolleren Projektphasen kann so ein strukturierter Abgleich im Team erfolgen.

Und dann: einfach loslegen! Das ist allerdings oft leichter gesagt als getan, vor allem, wenn es um die Konzeption einer digitalen Strategie geht. Doch die Erfahrung zeigt, dass mit einiger Vorbereitung und erhöhter Sensibilität für den damit einhergehenden Kulturwandel eine spannende Reise beginnen kann. Neue Erkenntnisse zu gewinnen, das Thema konkret anzugehen und Prozesse aufzusetzen, die sich nach innen und außen kommunizieren lassen – all das motiviert und macht Mut, dass Digitalisierung hier und jetzt aktiv und Schritt für Schritt gestaltet werden kann.

Autor:innen: Tilman Höffken ist Manager Business Development für die DACH-Region bei Salesforce.org. Julia Röhrich ist Senior Consultant bei Beyond Philanthropy. Sie begleitet Stiftungen und Unternehmen bei Organisationsentwicklungsprozessen rund um die digitale Transformation

Der Text ist erschienen im E-Book:

„Digitalisierung. Vom Buzz Word zur zivilgesellschaftlichen Praxis“